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Offrir des bons d’achat pour Noël en restant exonéré de charges sociales

Offrir des bons dachat pour Noël en restant exonéré de charges socialesDes cadeaux et bons d’achat peuvent être offerts aux salariés par le comité d’entreprise (CE), ou par l’employeur en cas d’absence de CE (entreprises de moins de 50 salariés ou dans lesquelles un procès-verbal de carence a été établi). Les fêtes de fin d’année approchent... L’occasion de faire le point sur les règles applicables si vous ou votre comité d’entreprise offrez des bons d’achat aux salariés pour Noël.

Les bons cadeaux de Noël sont considérés comme des avantages en nature : leur valeur devrait, en principe, être réintégrée dans l’assiette des cotisations sociales. Dans la pratique, l’ACOSS (Agence centrale des organismes de Sécurité sociale) a mis en place un système d’exonération sous certaines conditions.

Si les conditions ne sont pas respectées, les cadeaux et bons d’achat devront être réintégrés dans l’assiette des cotisations.

La règle générale : respecter les conditions d’attribution

1ère condition : le fait d'offrir des cadeaux ou des bons d'achat ne doit pas être rendu obligatoire, que ce soit en vertu :

•    d'une convention ou d'un accord collectif ;
•    d'une disposition du contrat de travail ;
•    d'un usage ou d'un engagement unilatéral de votre part.

En clair, ces cadeaux doivent être de vrais cadeaux, rien ne doit vous obliger à les donner.

2eme condition : l’attribution ne doit pas être discriminatoire. Les cadeaux doivent être attribués à tous les salariés, ou à une catégorie de salariés. Il y aura discrimination si un salarié est privé des cadeaux et/ou de bons d'achat pour des raisons subjectives (âge, origine, sexe, appartenance syndicale, participation à une grève, etc.). Ils ne doivent pas non plus être un moyen de sanctionner indirectement vos salariés d’un point de vue pécuniaire (trop souvent en maladie, retards répétés, mauvais résultats, etc.).

En revanche, vous pouvez attribuer des cadeaux de manière individuelle si vous prenez en compte des raisons purement objectives, telles qu’un mariage, une naissance, un exploit sportif, etc.

3eme condition : respecter un seuil. Si vous ne voulez pas que les bons d’achat et cadeaux offerts à vos salariés soient soumis à cotisations sociales, il faut que leur valeur totale, sur l’année et par salarié, n’excède pas le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (3170 euros en 2015). Pour 2015, le seuil est de 159 euros.

Les cadeaux et/ou bons d'achat, dont le montant total par salarié et par année civile ne dépasse pas 159 euros, sont exonérés de cotisations sociales. Ils sont présumés être utilisés conformément à leur objet.

En cas de dépassement des 159 euros, il est possible d'exonérer le montant des cadeaux et/ou bons d'achat, si les 3 conditions suivantes sont réunies simultanément :

•    le bon d'achat doit être attribué en relation avec un événement particulier;
•    le bon d'achat doit être utilisé de façon déterminée (conformément à l'événement qui est à l'origine de l'attribution du bon d'achat) ;
•    le montant du bon d'achat doit être conforme aux usages.

Les bons d’achat et cadeaux offerts à l’occasion d’un événement particulier

L’Administration assouplit sa position lorsque vous offrez des cadeaux à l’occasion des événements suivants :

•    mariage, PACS ;
•    naissance (et, par extension, adoption) ;
•    retraite ;
•    fête des mères et des pères ;
•    Sainte Catherine (25 novembre) et Saint Nicolas (6 décembre) ;
•    Noël ;
•    rentrée scolaire (enfant de moins de 26 ans sous réserve de justifier sa scolarité).

Le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale s’applique alors pour chaque événement séparément, et non plus globalement, sur l’année.

Si vous offrez un bon d’achat, il faut par ailleurs que son utilisation soit en lien avec l’événement pour lequel il est attribué. Il doit mentionner soit la nature du bien, soit un ou plusieurs rayons d’un grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins.

Exemple : vous offrez un bon d’achat de 100 euros à un salarié qui se marie, à utiliser au rayon « Liste de mariage » d’un grand magasin. Quelques mois plus tard, ce même salarié est papa… Vous lui offrez alors un cadeau d’une valeur de 70 euros.

Au total, la valeur de ce que vous avez offert (170 euros) excède le seuil fixé par l’Administration en 2015 (159 euros).

Toutefois, vous n’aurez pas pour autant l’obligation de réintégrer cette somme dans l’assiette de cotisations.

En effet :

•    chaque somme prise séparément est inférieure au seuil ;
•    le bon d’achat et le cadeau ont été attribués à l’occasion d’un événement particulier, prévu par l’Administration ;
•    le bon d’achat est en lien avec l’événement pour lequel il a été attribué.

Pour vous aider dans le suivi des bons d’achat et cadeaux reçus par vos salariés, vous pouvez télécharger gratuitement un bordereau individuel récapitulatif des bons d’achat et cadeaux offerts sur l’année.

Pour Noël, le seuil s’applique par salarié et par enfant (jusqu’à l’âge de 16 ans révolus).

Exemple : un couple travaille dans votre entreprise, soit 2 salariés. Ils ont 3 enfants de moins de 16 ans. Vous pourrez leur offrir des bons d’achat pour Noël 2015 à hauteur de 159 x (2+3) = 795 euros sans avoir à réintégrer cette somme dans l’assiette des cotisations sociales.

Attention : si vous avez un comité d’entreprise, c’est à lui de gérer les bons cadeaux. Si, malgré sa présence dans l’entreprise, vous vous occupez de la gestion des chèques-cadeaux, vous devez disposer d’une délégation expresse de votre comité d’entreprise. Sans cette délégation, vous risquez un redressement de l’URSSAF (voir notre article : Ai-je le droit de gérer les chèques-cadeaux à la place de mon comité d’entreprise ?).
               
Les cas particuliers

•    Les chèques-lire, chèques-disques et chèques-culture

Ces trois formes particulières de bons d’achat sont considérées par l’Administration comme une modalité particulière de prise en charge d’une activité culturelle.

A ce titre, ils ne sont jamais soumis à cotisations sociales.

Il n’est donc pas nécessaire de respecter le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, ni de les attribuer dans le cadre d’un événement particulier.

•    Les bons d’achat de produits alimentaires

L’attribution de bons d’achat pour des produits alimentaires courants ne peut pas, a priori, être justifiée par la survenance d’un événement particulier.

Il en va différemment pour les bons d’achat destinés à des produits alimentaires non courants, ou « de luxe », dont le caractère festif est avéré (foie gras, caviar, champagne, etc.) qui, eux, peuvent être distribués à l’occasion de Noël ou d’un mariage, par exemple.

Dans ce cas, le seuil de 159 euros devra être respecté pour chaque événement à l’origine de l’attribution du bon d’achat et non au total.

Attention : il ne faut pas confondre les bons d’achat avec les titres restaurant, qui sont un moyen pour l’employeur de participer de manière régulière aux frais de repas de ses salariés.

En savoir plus : consultez www.ursaff.fr rubriques employeur/calculer les cotisations/le comité d’entreprise

 
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