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Adopter des outils digitaux : comment réussir le passage au numérique

Passagenumerique1Passer à l’ère numérique ne signifie pas seulement adopter des outils de travail modernes, connectés, mobiles, etc. Passer à l’ère du numérique, c’est métamorphoser son entreprise, bousculer son organisation, changer la philosophie des collaborateurs.

Les dirigeants des plus petites entreprises ont recours aux outils numériques surtout pour la réalisation de démarches administratives et la gestion de l’entreprise ; bien plus rarement pour la communication, la publicité, la conception ou la commercialisation de produits ou services ... Comment tirer parti au mieux de la révolution numérique, lorsque l’on est une TPE ?

Près de trois responsables de TPE-PME sur dix considèrent la transition numérique de l’activité économique comme une contrainte – en particulier lorsqu’ils n’ont pas de salariés (32%). C'est ce que révélait fin septembre 2015, une étude sur les enjeux de la transition numérique aux yeux des dirigeants de TPE-PME, réalisée par Harris interactive pour l’ordre des experts-comptables.

Si la grande majorité des chefs d’entreprise estime que leur entreprise va connaître une évolution numérique, majeure ou mineure, dans les dix prochaines années, 24% d’entre eux (et 31% quand ils n’ont pas de salariés) pensent malgré tout échapper à toute évolution numérique. Un tiers des dirigeants de petites entreprises admettent « ne pas être à l’aise » avec les outils digitaux qui leur permettent de développer l’activité économique, tout particulièrement ceux qui sont âgés de 50 ans et plus (44%), ou qui n’ont pas de salariés (38%). Malgré tout, moins d’un sur dix se dit prêt à chercher de l’aide pour se faire accompagner dans ce domaine.

Alors, comment tirer parti au mieux des outils numériques ? Voici quelques conseils.

Mise à jour le 1er avril 2016

Quels sont les bénéfices de la numérisation de son entreprise ?

Comment réussir le passage au digital dans son entreprise ?

Dirigeants, donnez le cap !
Désignez un responsable du digital
Prenez des mesures qui donnent des résultats rapides
Pratiquez l’innovation au quotidien
Acceptez l’échec

Utiliser le cloud Computing : accélérateur de transformation pour les entreprises

Les avantages du cloud

Accessibilité garantie
Coût optimisé
Flexibilité et partage
Mises à jour automatiques
Suivi du projet
Sécurité optimale

Trois modèles de services pour le Cloud

Mesures de précaution et de sécurité à prendre

 Quels sont les bénéfices de la numérisation de son entreprise ?

Puisque de plus en plus d’entreprises tendent à adopter le numérique, que ce soit dans leurs outils de travail, mais aussi dans les services qu’ils proposent à leurs clients (site web, application, e-mailing…) passer dans le numérique est un moyen de rester compétitif.

L’entreprise qui gère ses clients ou ses fiches salariés dans des classeurs part avec un handicap énorme : celui d’alourdir et de ralentir tous les processus. Sans compter le risque d’erreurs, chose que les outils digitaux évitent.

Opter pour le numérique permet donc de se libérer d’un ensemble de tâches fastidieuses et de laisser place à l’innovation, de créer, par exemple, une expérience client différenciante ou une plus grande motivation des collaborateurs.

 Comment réussir le passage au digital dans son entreprise ?

Il est indispensable de concevoir une véritable stratégie digitale. Cette dernière doit se traduire par une vision à long terme : quel projet digital, vers quelle destination ? Il faut définir l’objectif ainsi que les différents moyens de l’atteindre grâce à la transformation numérique et surtout préparer les divers scénarios que cette transformation impliquera.

Ensuite, il faut faire en sorte que ses collaborateurs deviennent des porte-paroles de la transformation digitale. Il est nécessaire de les impliquer en leur expliquant la stratégie numérique précédemment mentionnée. Cela leur permettra de comprendre pourquoi cette transformation et quels bénéfices ils pourront en tirer. Il faut ensuite anticiper les conséquences de la digitalisation auprès des collaborateurs afin d’optimiser leur adhésion : quelles réorganisations sont à prévoir, quelles formations sur les nouveaux outils faut-il proposer, etc.

Par ailleurs, il est capital de développer la numérisation à l’ensemble des métiers de l’entreprise. Afin d’augmenter le retour sur investissement, il ne faut pas se limiter à un corps de métier, à un seul service de l’entreprise. Par exemple, si une entreprise décide de miser uniquement sur le service commercial - qui pourra bénéficier d’outils numériques comme des newsletters, un CRM en ligne, etc. - mais que, parallèlement, elle ne met pas de bons outils digitaux à disposition du service RH, le retour sur investissement en sera affecté. En effet, migrer vers le digital n’est pas juste un plus dans l’entreprise : c’est une véritable transformation de business model qui nécessite de revoir certains processus organisationnels.

La numérisation des entreprises n’est donc pas seulement une option. C’est un moyen de rester dans la course face à la concurrence, d’une part grâce à la valeur ajoutée qui pourra être proposée aux clients mais également à l’amélioration de la gestion de l’entreprise ainsi qu’à l’augmentation de la motivation des collaborateurs. Pour ce faire, nous avons vu plus haut que cela implique une nouvelle stratégie pour l’entreprise : celle de la stratégie numérique. En faisant adhérer les salariés et en développant cette stratégie de manière transverse dans les entreprises, ces dernières doivent donc accepter de voir leur culture d’entreprise métamorphosée.

Pour tirer parti des outils numériques, il est impératif de construire une véritable stratégie et de procéder par étapes.

Le passage au numérique, même s’il est généralement perçu comme une opportunité, soulève encore de nombreuses craintes parmi les TPE-PME. Les changements que cette transformation implique sur l’organisation de l’entreprise et le financement freinent les projets. Quant aux échecs, ils sont souvent dus à un manque de réflexion en amont. Voici les étapes clés pour mettre en œuvre la transition numérique.

 Dirigeants, donnez le cap !

L’impulsion de la transition numérique doit partir du dirigeant. Indispensable pour entraîner les équipes dans une transformation, pas si simple à conduire. A lui d’imposer sa vision en donnant les grandes lignes de ce que sera le numérique dans l’entreprise et quel en sera l’usage. Cette vision, il faut qu’elle soit co-construite au moins en partie avec des salariés clés et des collaborateurs de terrain. Sinon, peu de chance que les équipes y adhèrent. Le dirigeant peut aussi donner l’exemple. Par exemple en ouvrant et en alimentant un compte Twitter, s’il n’en avait pas un jusque là.

 Désignez un responsable du digital

Pour matérialiser cette vision, le dirigeant doit désigner en interne un responsable du projet numérique. C’est lui qui va travailler en mode transversal pour définir et orchestrer un plan d’action à partir du cap donné par la direction. Le but sera de trouver un collaborateur suffisamment disponible pour mener cette tâche à bien.

 Prenez des mesures qui donnent des résultats rapides

Très vite, la transformation numérique doit se concrétiser afin d’entretenir une dynamique en interne. Mieux vaut fonctionner au début par projets réalisables à court terme et facilement évaluables. Par exemple, mettre en place une plateforme de partage d’idées ou créer du contenu sur YouTube mettant en scène le travail de certains services. Ces premières victoires rapides fournissent le carburant aux équipes pour en déclencher d’autres. En parallèle, l’entreprise va s’engager dans des chantiers de fonds plus couteux, comme la création d’un site marchand. Des projets qui vont inévitablement faire baisser temporairement les performances, le temps de roder la nouvelle organisation.

 Pratiquez l’innovation au quotidien

Cela ne peut être que l’étape finale. Au delà d’une boutique en ligne, d’un logiciel de CRM (customer relationship management, gestion de la relation client) ou des Smartphones pour les commerciaux, ce sont les équipes qui doivent s’approprier l’accélération numérique. Un changement culturel des comportements pour s’adapter à un monde connecté où tout évolue en permanence. L’objectif est d’accroître la vitesse d’adaptation et les capacités d’innovation de l’entreprise.

 Acceptez l’échec

Pour concilier la poursuite d’une activité quotidienne et la mise en œuvre d’innovations numériques, on peut s’inspirer du processus des 70/20/10. 70% des actions sont reproductibles d’année en année. Dans ce cas, pas de droit à l’erreur. 20% des actions sont déjà connues et maîtrisées : les probabilités de succès sont fortes et un échec ne se justifie qu’en cas d’événement imprévisible. Pour les 10% d’actions les plus innovantes, on peut en revanche ancrer un droit collectif à l’échec. Dans le numérique, c’est souvent en testant une solution que l’on va s’apercevoir de ses limites et la réajuster. Voire faire « pivoter » complètement le modèle, comme on le fait avec un prototype.

Pour vous accompagner, la CCVE met en place pour vous un atelier Fichier Client. Cet atelier individuel à la demande vous propose de :

•    Informatiser son fichier client
•    Basculer du papier au fichier informatique
•    Développer des actions simples et efficaces de communication

Retrouvez plus d’information sur la page Commerces.

 Utiliser le cloud Computing : accélérateur de transformation pour les entreprises

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Le cloud computing est un concept qui représente l’accès à des informations et services, situés sur un serveur distant. Pour faire plus simple, il s’agit d’une forme d’externalisation des serveurs et services rattachés d’une entreprise donnée.

En effet, il est généralement d’usage qu’une entreprise utilise sa propre infrastructure, destinée à l’hébergement de ses services. Il lui fallait donc passer par le processus classique d’acquisition de serveurs (devenant propriété de l’entreprise), et qu'elle prenne en charge le développement et la maintenance des systèmes indispensables à maintenir les serveurs en marche.

Dans ce contexte, le cloud computing intervient comme une solution fournissant une architecture distante dont la gestion est assurée par une tierce partie. Le fournisseur de cette architecture assure donc le fonctionnement et la maintenance des services qui sont accessibles à travers un navigateur web.

En résumé, il est question de placer ses données dans les « nuages » (clouds), à un emplacement inconnu du client concerné qui ne se souciera que de la partie applicative de ces données, délégant le reste à son fournisseur.

La mise dans le « nuage » des ressources informatiques se systématise. Pour les PME, c’est une opportunité qui modifie en profondeur les modèles économiques.

 Les avantages du cloud

Autrefois, les entreprises achetaient un serveur et développaient leur propre infrastructure pour héberger leurs services, ce qui occasionnait une perte de temps considérable et des coûts supplémentaires.

Aujourd’hui, le cloud offre aux entreprises la possibilité de centraliser leurs données, services et applications auxquels elles peuvent avoir accès 24h sur 24 (une connexion Internet suffit). Un système efficace donc et qui explique en partie pourquoi de plus en plus d’entreprises investissent dans le cloud. Il présente de nombreux autres avantages que nous allons voir maintenant :

 Accessibilité garantie

Le premier avantage du cloud, et c’est d’ailleurs toute sa particularité, c’est le stockage de tous types de documents sur un serveur virtuel distant. Autrement dit, avec le cloud, les services et les applications sont accessibles à tout moment et depuis n’importe quel ordinateur, téléphone portable ou tablette.

 Coût optimisé

Le cloud computing est avant tout économique, surtout si vous êtes une petite entreprise ou une start-up. En effet, il représente un gain de coût non-négligeable. Finis les investissements dans une infrastructure technologique coûteuse (logiciel, droits de licence et ainsi de suite) ! Vous payez uniquement l’espace de stockage dont vous avez besoin. De plus, vous êtes libre de rompre le service quand vous le souhaitez, quelle qu’en soit la raison : désir de changer de fournisseur ou tout simplement parce qu’il ne vous est plus utile. Ce qui nous amène au prochain avantage, la flexibilité du cloud.

 Flexibilité et partage

Les services sont flexibles et peuvent être ajustés à tout moment en fonction des besoins et de l’activité de l’entreprise. Elle peut diminuer ou augmenter les ressources disponibles, payant seulement ce qu’elle consomme. Ces ressources peuvent être partagées permettant aux employés de travailler à plusieurs sur un même document, et ce, en temps réel.

 Mises à jour automatiques

En plus de la maintenance, le fournisseur de l’offre Cloud se charge de toutes les mises à jour du service, ce qui vous permet à vous et à vos employés de vous concentrer plus efficacement sur vos missions et, par la même occasion, d’optimiser votre productivité.

 Suivi du projet

Le cloud permet aussi un meilleur encadrement et une meilleure gestion des projets. Leur organisation est considérablement facilitée par les solutions de communication offertes par le cloud et la possibilité de suivre simultanément leur progression.

 Sécurité optimale

Le cloud apporte également une sécurité supplémentaire que les infrastructures traditionnelles et internes d’une entreprise n’ont pas. Les données sont sauvegardées automatiquement et protégées par des systèmes de sécurité performants. La confidentialité des données est garantie, encore plus qu’au sein de l’entreprise. Ceci veut aussi dire qu’en cas de perte ou de vol de votre ordinateur, toutes vos données ne sont pas perdues, ni accessibles par une tierce personne, celles-ci n’étant pas stockées dans l’ordinateur mais dans le « nuage » !

Agilité, rapidité… le nuage est ainsi le moyen de tester et de mettre en place de nouveaux services, de prendre plus de risques et d’être davantage innovant. Les entreprises peuvent projeter de nouveaux modèles, accélérer les développements (web, mobiles, applicatifs), stocker sans souci de limite de gros volume de données ou tester sans contrainte de nouvelles applications. De fait, dans le modèle ancien, si l’entreprise voulait tester une application, lancer un site web pour une opération commerciale ponctuelle, il lui fallait acheter une licence, de la capacité de stockage, de la puissance de calcul… avant de pouvoir démarrer. Et si le test n’était pas probant ou une fois l’opération terminée, les ressources restaient inutilisées. Avec le cloud, il est possible par exemple de louer pour quelques semaines un environnement complet afin de développer une application, essayer un nouveau service, tester une bonne idée.

 Trois modèles de services pour le Cloud

Le cloud est construit sur trois modèles de service :

•    SaaS (« Software as a Service ») : représente une grande partie des programmes que nous utilisons aujourd’hui comme Google Docs, Gmail, Yahoo, Facebook, Flickr.
•    PaaS (« Platform as a Service ») : est un service de virtualisation qui fournit un environnement de développement en ligne pour les développeurs d’applications. L’entreprise y déploie ses applications, ses services et elle y a accès, encore une fois, facilement via Internet. Parmi les PaaS sur le cloud, il y a www.force.com, qui est une plateforme de développement d’applications créée par SalesForce. SalesForce, réputée pour les solutions en gestion de relation client, est un des piliers du cloud computing expert du SaaS dans le domaine du CRM. Elle offre des applications intéressantes et sécurisées qui contribuent à l’augmentation des ventes de l’entreprise, permettent le stockage de toutes les données de sa clientèle, ses partenaires ainsi que ses prestataires et favorisent la communication avec les clients et les salariés.
•    IaaS (« Infrastructure as a Service ») : est un modèle destiné aux entreprises qui payent pour disposer d’une infrastructure informatique comme le serveur, le stockage, le réseau (les ressources informatiques).
 
En résumé, le nuage informatique est une solution pour les petites entreprises, qui n’ont souvent pas les moyens d’investir dans un équipement informatique hautement sécurisé. Cela dit, les grandes entreprises peuvent également en bénéficier en exportant une partie de leurs services vers le cloud. Mais dans tous les cas, on n’y échappe plus, le cloud étant devenu omniprésent dans notre société et notre quotidien : dès lors qu’on accède à des ressources informatiques sur le web, on fait du cloud. La web messagerie (gmail, yahoo…), le stockage de photos en ligne, les réseaux sociaux sont des exemples parmi tant d’autres de cloud computing !

 Mesures de précaution et de sécurité à prendre

La question controversée de la confidentialité et de la sécurité des vos données demeure la limite majeure de cette solution. L’hébergement de vos données se fait en effet en dehors de l’entreprise, dans un service de base mis à votre disposition par votre fournisseur. Le risque de voir vos données finir en situation de vol ou de mauvaise utilisation demeure donc une possibilité.

Votre rôle, à ce niveau, consiste à veiller à ce que votre fournisseur propose une sécurité suffisamment exhaustive et à ce qu’il mette à votre disposition une politique de confidentialité englobant toutes vos données.

 
BIENVENUE !
Bienvenue sur le portail économique de la CCVE. C’est un nouvel outil qui est mis à votre disposition pour mieux vous informer de l’actualité économique. Un outil qui est aussi plus pratique d’utilisation pour la CCVE et qui nous permettra d’être plus réactifs. Par exemple, le moteur
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