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Réussir l’accueil et l’intégration de ses nouveaux collaborateurs

NouvelArrivant1Pour toutes les entreprises, l’arrivée d’un nouveau collaborateur est toujours une étape importante et implique un grand investissement. Il commence dès la phase de recrutement afin de trouver le profil idéal et se poursuit tout au long de la phase d’intégration.

Cela peut paraître évident mais un recrutement réussi passe avant tout par une intégration réussie ! Rater une intégration et voir un collaborateur quitter l’entreprise en cours de période d’essai peut coûter très cher. D’où l’importance de cadrer et préparer le processus d’intégration pour se donner le maximum de chance que la prise se fasse avec la nouvelle embauche.

Pour beaucoup de collaborateurs récemment arrivés, « l’onboarding » est souvent bâclé. Une étude de l’Observatoire SIRH indique que 20% des nouveaux arrivants dans une entreprise ont envie de la quitter dès le premier jour.
La faute revient, généralement, à un manque d’organisation et à des responsabilités mal définies en interne : un bureau est-il disponible ? A-t-on configuré son ordinateur ? Qui s’occupe de présenter le nouvel arrivant aux différentes équipes ?

Il est donc important de mettre en place un processus d’accueil pour les salariés qui intègrent vos équipes à titre provisoire ou plus durable. Les accueillir est non seulement une manière de ne pas les faire se sentir isolés mais également une preuve de votre professionnalisme. Comment donc s’organiser pour que vos collaborateurs perçoivent dès le départ, la politique de votre entreprise et le meilleur des valeurs que vous véhiculez ?

L’accueil et la prise de poste conditionnent de façon souvent décisive la capacité du collaborateur à être rapidement efficace dans sa nouvelle mission et au-delà, garantissent le bon fonctionnement du Système de Management de la Qualité ainsi que le respect des exigences clients.

Un recrutement est toujours positif pour l’entreprise. Mais comment bien préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ? Petite ou grande entreprise, nous sommes tous confronté à cette problématique. Comment automatiser les bonnes pratiques ?

Mise à jour le 1er janvier 2017

 Bien accueillir ses salariés, ça s’organise

Une véritable responsabilité managériale
La période d’accueil
Principe
Mise en œuvre
Concevoir un « document type » de parcours d’accueil
Quelques précautions indispensables

10 conseils essentiels pour vous aider à définir clairement un plan d’intégration pour vos futurs collaborateurs

Poste de travail opérationnel
Annoncez son arrivée en interne, mais aussi en externe
Personnalisez son accueil le jour J de façon informelle
Prévoyez un tour d’horizon…
Impliquez rapidement le collaborateur dans l’opérationnel
Impliquez l’équipe en nommant un mentor
Restez disponible
Rédigez un plan d’intégration formel et planifiez les différentes étapes à l’avance
Planifiez des débriefs durant la période d’essai et donnez une visibilité sur une feuille de route précise
Prévoyez un livret d’accueil à l’attention des nouveaux collaborateurs

Une préparation facilitée : le processus d’intégration

L’humain au cœur du processus
Coaching d’intégration 

Conclusion

Bien accueillir ses salariés, ça s’organise

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Bien accueillir ses salariés, ça s’organise De nombreux dysfonctionnements dans les entreprises de toutes tailles trouvent leur origine dans la carence du processus d’intégration : le personnel nouveau est souvent mal, voire pas du tout accueilli. Et pourtant…

Que ce soit un stagiaire ou un collaborateur, le mot d’ordre doit être le même :  accueillir les gens comme il se doit. Ça n’est pas parce que les employés ne sont pas appelés à rester longtemps dans votre société que vous ne devez pas les accueillir convenablement.

Intégrer un salarié ou un collaborateur doit donc se faire suivant un processus établi et mûrement réfléchi. Il en va également de l’image de marque de votre entreprise. Elle ne saurait aspirer à une image d’ouverture si elle ne sait même pas intégrer ses propres salariés.  Sans compter qu’une intégration ratée peut négativement influencer les équipes en place, le nouvel arrivé et le dirigeant lui-même. Que vous soyez une entreprise de grande envergure ou une petite structure, il est important de prendre conscience qu’il est avantageux de réussir cette étape. En effet, mieux un salarié est accueilli, plus vite il prendra ses repères et plus rapidement il sera opérationnel.

Une véritable responsabilité managériale

NouvelArrivant3Ne pas se sentir accueilli ou sentir que l'on dérange quand vous arrivez, montre une image rapide de votre management. En effet, intégrer un nouveau collaborateur fait partie d'un processus précis et réfléchi. Choisir un nouveau collaborateur donne à l'entreprise du sens et permet la possibilité d'un développement. Mais si l'intégration est ratée, les effets peuvent être dévastateurs autant pour les équipes déjà en place, pour le nouveau que pour le dirigeants lui-même.

De plus en plus d'entreprises mettent en place des processus d'intégration des nouveaux collaborateurs afin de garantir leur implication durable. La démarche pour accueillir "Le nouveau" doit être rassurante et surtout lui donner envie de rester.

Sur le terrain, c'est le « pilote intégrateur », manager direct ou tuteur, qui doit prendre en main cette intégration : il s’agit d’abord pour lui de préparer l'équipe en place à accueillir le nouveau venu, donner à ce dernier tous les éléments nécessaires à leur investissement mais également suivre avec beaucoup d’attention les différentes phases de l'intégration afin de s'assurer que le nouvel embauché correspond bien aux besoins du poste.

La période d’accueil

•    Quand commence-t-elle ?
La période d’accueil débute dès les premiers contacts entre l’employeur et le futur collaborateur.
•    Qu’entend-on par période d’accueil ?
C’est la période au cours de laquelle les nouveaux collaborateurs doivent recevoir un certain nombre d’informations écrites et orales afin de faciliter et d’accélérer leur intégration.

Principe

Le processus d’accueil d’une personne doit être maîtrisé à l’instar des autres processus du système de management de l’entreprise grâce à :
•    Des règles bien définies ;
•    Un parcours d’intégration dont toutes les étapes doivent être respectées ;
•    L’accueil doit faire l’objet d’un enregistrement administratif afin de garantir que le collaborateur prend son poste dans les meilleures conditions.

Mise en œuvre

Préparer l’intégration d’un nouvel employé c’est répondre aux quatre questions suivantes :

1. Quelles sont les informations orales que la personne doit impérativement recevoir ?

•    Présentation de l’entreprise (histoire, produits, marchés, culture de l’entreprise) ;
•    Présentation du parrain/tuteur ;
•    Présentation des Hommes ;
•    Présentation des missions et objectifs du nouvel arrivant ;
•    Sensibilisation sur les impacts de non respect de qualité, de sécurité et d’environnement (non respect de l’autocontrôle par exemple) ;
•    Etc.

2. Quels sont les documents que la personne doit impérativement recevoir ?

•    Contrat de travail ;
•    Avenant contrat « objectifs » (si nécessaire) ;
•    Enregistrement mutuelle, caisse de retraite ;
•    Livret d’accueil ;
•    Règlement intérieur ;
•    Organigramme ;
•    Fiche de fonction / poste ;
•    Objectifs individuels ;
•    Manuel qualité ;
•    Liste des documents nécessaires dans le cadre de sa mission ;
•    Consignes de sécurité ;
•    Répertoire téléphonique ;
•    Formulaire de demande de congés / note de frais ;
•    Etc.

3. Quels sont les moyens mis à sa disposition ?

•    Véhicule ;
•    Téléphone portable ;
•    Informatique : ordinateur, imprimante ;
•    Tenues de travail ;
•    EPI ;
•    Accessoires divers ;
•    Produits, échantillons ;
•    Cartes de visites ;
•    Catalogues, fiches produits ;
•    Etc.

4. Quel est le parcours logique à respecter lors de son arrivée ?

•    Entretien avec la Direction ;
•    Visite de l’entreprise ;
•    Présentation des différents interlocuteurs et responsable(s) hiérarchique(s) ;
•    Présentation du poste de travail ;
•    Distribution de l’équipement de travail et de sécurité (si nécessaire) ;
•    Etc.

Concevoir un « document type » de parcours d’accueil

Il doit faire partie des documents de travail de l’entreprise : c’est une « check list » des étapes du parcours d’accueil pour chaque nouvelle prise de poste.
Ce document type permettra, dans un premier temps, de ne rien oublier lors de l’accueil d’une personne et, dans un second temps, de valider la prise en compte des éléments transmis au nouveau salarié.
Il pourra être conservé dans le dossier individuel du collaborateur.

Quelques précautions indispensables

•    Les responsabilités et autorités doivent être définies et communiquées à la personne lors de sa prise de poste ;
•    Les besoins en formation doivent être identifiés le plus tôt possible ;
•    Il convient de veiller au sentiment d’isolement, aux moments d’inquiétude et de découragement qui peuvent survenir chez le nouveau collaborateur : vigilance et empathie de la part de la Direction et de l’encadrement permettront de prévenir ces « chutes de tension » qui peuvent avoir des conséquences importantes sur la satisfaction du client : c’est ici que le rôle de « parrain » doit prendre toute sa dimension.

L’intégration conditionnant le succès futur dans le poste, il apparaît donc comme indispensable pour le responsable d’y consacrer le temps nécessaire pour aider la nouvelle recrue à se situer dans son nouveau cadre de référence professionnel tout en donnant un sens à son travail, condition requise à un investissement plein et entier.

10 conseils essentiels pour vous aider à définir clairement un plan d’intégration pour vos futurs collaborateurs

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Poste de travail opérationnel

C’est la base ! Un poste de travail dédié et opérationnel est non seulement nécessaire pour l’exercice de la fonction du nouveau collaborateur, mais c’est avant tout un signe de respect. Etre prêt le jour de l’arrivée d’un collaborateur est assez révélateur de l’intérêt qu’on lui porte.

Annoncez son arrivée en interne, mais aussi en externe

Il est crucial que toutes les équipes de la société soient informées de l’arrivée du nouvel arrivant, quelle que soit la nature de son poste. Débarquer dans un endroit où tout le monde ignore qui vous êtes ou ce que vous êtes censé faire n’est pas très professionnel comme attitude. Il s’agit là d’être cohérent au sein de l’écosystème dans lequel le nouveau sera impliqué, en s’assurant que tous les acteurs – non seulement les équipes en interne mais aussi côté externe – sont bien au même niveau d’information sur la nouvelle recrue, son rôle et ses nouvelles responsabilités. Il est toujours du plus mauvais effet lorsque l’on découvre ce type d’information sans avoir été mis au courant en amont.

Vous devez informer les salariés du choix réalisé. En effet, tous les collaborateurs doivent être informés sur l'arrivée du "Nouveau". Éviter le silence, les non-dits. Terrain favorable pour les rumeurs.

Personnalisez son accueil le jour J de façon informelle

Prendre un peu de temps pour personnaliser l’accueil permet de créer rapidement un climat de convivialité, plutôt que de noyer d’entrée de jeu le nouveau collaborateur avec des procédures écrites ou des dossiers volumineux. Prenez un café, invitez-le à déjeuner… Les premiers instants dans l’entreprise sont souvent déterminants. De l’accueil à l’arrivée, à l’accompagnement dans les différents bureaux ou départements de l’entreprise, il est important d’organiser qui et comment guider la nouvelle recrue lors de sa prise de fonction.

Présenter le nouvel arrivant est une étape à ne pas omettre. Il n’est pas rare de prévoir une pause café ou un déjeuner pour l’occasion pour que tous les collaborateurs fassent la rencontre du nouveau venu. Les présentations sont aussi l’occasion d’en savoir un peu plus sur les rôles et les missions du nouveau collaborateur ainsi que tous les acteurs avec lesquelles il va interagir.

Prévoyez un tour d’horizon…

…des différents services, des bureaux pour qu’il puisse prendre ses marques. Désigner une personne pour faire la visite des lieux et fournir les explications de rigueur pour se familiariser avec l’environnement de l’entreprise.

Impliquez rapidement le collaborateur dans l’opérationnel

Plutôt que de le laisser plonger dans une montagne de dossiers, il est primordial d’impliquer directement le nouveau collaborateur dans vos réunions. Cela lui permettra de « prendre le pouls » de l’entreprise et commencer à en décrypter les codes.

Impliquez l’équipe en nommant un mentor

Il s’agit là de s’assurer que la communication se fait bien entre le nouvel arrivant et les équipes. Le nouveau doit pouvoir s’appuyer sur quelqu’un pour remonter d’éventuelles incompréhensions liées à son intégration. La plupart du temps, il peut s’agir d’un profil plus expérimenté occupant une fonction similaire, mais en aucun cas la hiérarchie directe du nouveau collaborateur.

Restez disponible

Soyez disponible et montrez-le ! N’hésitez pas à aller vers le nouveau collaborateur et à lui faire savoir que votre porte est toujours ouverte. Cela le mettra à l’aise et, surtout, vous montrerez ainsi que vous êtes accessible !

Rédigez un plan d’intégration formel et planifiez les différentes étapes à l’avance

Ce rapport écrit va permettre de suivre efficacement les étapes de l’intégration de l’arrivant et sera utile au moment de la prise de décision à la fin de la période d’essai.

Planifiez des débriefs durant la période d’essai et donnez une visibilité sur une feuille de route précise

On appelle aussi cela un rapport d’étonnement. La nouvelle recrue a un regard neuf sur l’entreprise alors profitez-en ! Recueillez ses points positifs, négatifs, ce qui l’interroge concernant le fonctionnement, les process de l’entreprise. Pensez à lui préciser les objectifs de cet entretien afin de favoriser son honnêteté. Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses. Cependant cet entretien reste un moyen pour le nouvel arrivant de révéler sa valeur.

Prévoyez un livret d’accueil à l’attention des nouveaux collaborateurs

La mise en place d’outils d’accueil est importante car elle permet de s’assurer que les nouveaux collaborateurs disposent d’informations complètes et homogènes. Certaines entreprises optent pour ce que l’on appelle « le livret d’accueil ». Ce court document doit consigner les règles de fonctionnement de l’entreprise et tout ce qui régit son quotidien (parking, consignes de sécurité,  réunions,  lieux de rencontre et de convivialité…). En plus de l’accompagner le premier jour, ce livret permettra à la nouvelle recrue de prendre ses repères tout seul. Privilégiez des infos claires, concises sous formes de « bullet points » afin de ne pas noyer le salarié reprenant les principales procédures internes, les rôles et responsabilités de chacun.

Une préparation facilitée : le processus d’intégration

NouvelArrivant5L’arrivée d’un nouveau collaborateur est aussi une source d’échanges importants entre services de la société : service RH, service informatique, service technique, comptabilité… De plus, en fonction de la nature des recrutements, le processus et les échanges peuvent différer. Le processus doit adapter alors son fonctionnement à la situation, car un développeur informatique n’aura pas les mêmes besoins à son arrivée qu’un technicien ou qu’un commercial.

La mise en place d’une solution BPM (Business Process management ou Gestion des Procesus Métiers) permet de représenter graphiquement les étapes du processus d’intégration, de définir qui fait quoi et quelles sont les informations à transmettre pour chaque étape afin de les réaliser. Le processus modélisé peut alors s’exécuter automatiquement. A la manière d’une « ToDoList », les différents acteurs sont alors informés de l’arrivée des tâches à réaliser et peuvent les finaliser simplement. Les étapes du processus s’enchainent alors automatiquement en suivant l’ordre du processus initialement modélisé.

Ce nouveau fonctionnement permet de structurer et d’organiser clairement l’arrivée du collaborateur mais aussi de ne plus perdre de temps dans la préparation et la réalisation des différentes étapes.

Ce processus transmet automatiquement les bonnes informations aux services concernés à l’aide d’un formulaire unique, complété lors du lancement du processus. Ces données initiales peuvent être complétées ou modifiées à chaque étape, au fur et à mesure que le processus avance. Ce fonctionnement permet d’éviter les doubles saisies, les lourdeurs administratives et les oublis.

Par exemple :

•    Le service informatique se charge de créer des accès informatique (un login et mot de passe) pour les différents systèmes d’information utilisés par l’entreprise ;
•    Le manager prépare l’accueil du nouvel arrivant en fonction des données reçues (affectation du nouvel arrivant, ses compétences, son temps de travail, son équipe, etc…).

L’automatisation des échanges à travers la solution de gestion de processus facilite ainsi les étapes de préparation en transmettant les bonnes informations au bon moment pour chaque collaborateur. Il n’est jamais simple pour un nouvel arrivant de se retrouver dans un nouvel environnement, il est donc important de faire en sorte qu’il se sente accompagné et qu’il ait connaissance de ses missions initiales.

L’humain au cœur du processus

En s’adaptant au fonctionnement réel, ou souhaité, de l’entreprise, le processus d’intégration permet d’organiser, de structurer et de simplifier le parcours d’intégration du nouveau collaborateur. L’objectif est de replacer les relations humaines au cœur de cet événement et de faire en sorte que le côté « matériel » ne soit pas source de conflits. Pour s’assurer, dès le premier jour, du bien-être du nouveau collaborateur, il est important de planifier et préparer à l’avance toutes les étapes et tâches nécessaires durant son intégration.

Coaching d’intégration 

Certaines grosses entreprises recourent à des coachs spécialisés pour réussir l’intégration de leurs nouveaux collaborateurs. Cette solution est certes peu fréquente mais se révèle efficace. Le nouveau salarié s’entretient ainsi assez régulièrement avec son coach les premiers temps pour s’assurer qu’il prenne ses marques convenablement. Chaque entretien sera aussi l’occasion pour le nouveau salarié de faire le point sur les jours précédents et se confier sur ses appréhensions, ses ressentis, ses craintes et ses sentiments par rapport à son poste. Si la nouvelle recrue rencontre des difficultés ou des incompréhensions, le coach l’aidera à traverser sainement cette phase. Le coaching permet aussi de dresser le tableau de ses objectifs et de faire une première évaluation de son travail.

En somme, l’objectif ultime du coaching est que le nouveau collaborateur soit le plus rapidement en confiance dans son nouvel environnement professionnel et qu’il soit pris en charge par une personne de confiance. Le coach accompagne mais intervient aussi en cas de problème lors de la période d’essai par exemple. Son expertise et son observation permettent au nouveau salarié d’avoir une estimation pertinente de ses tâches et de revoir à la hausse ou à la baisse ses objectifs.

Conclusion

Ces points sont essentiels mais n’oubliez pas qu’une intégration réussie est avant tout une affaire de comportement ! Il s’agit avant tout de rassurer et donner confiance au nouveau collaborateur, qui en retour pourra optimiser son potentiel pour mener à bien sa mission.

En somme, il est plus qu’évident que l’intégration des nouvelles recrues ne s’improvise pas. Une intégration réussie est un gage de bien être au travail et d’une implication accrue de l’employé.

L'intégration ne s'improvise pas. Le faire se sentir accueilli, c'est aussi commencer le processus de fidélisation de son nouveau collaborateur. C'est aussi le rendre opérationnel et favoriser son implication. Ce processus n'est pas lié à la "vitesse" : c'est prendre le temps d'organiser son intégration avec efficacité pour favoriser le bien-être au travail dès le départ.

Une intégration réussie permet aussi de répondre aux exigences de la norme ISO 9001 : 2008 qui indique que « l’organisme doit assurer que les membres de son personnel ont conscience de la pertinence et de l’importance de leurs activités et de la manière dont ils contribuent à la réalisation des objectifs qualité » (Chap. 6.2.2 d) : Compétence, sensibilisation et formation).

Il faudra cependant plusieurs semaines pour arriver à transmettre la culture d’entreprise, les procédures internes et les différentes « strates » qui structurent la société. En effet renvoyer dès le premier jour une bonne image de l’entreprise, avec un bon accueil, permet de montrer l’intérêt que l’on porte au collaborateur et d’améliorer son bien-être. Une bonne intégration est une source de motivation pour le salarié et permet de le fidéliser mais aussi de faire en sorte qu’il s’adapte vite afin d’être rapidement opérationnel.

Une intégration ratée, quant à elle, se répercute sur l’ambiance quotidienne au sein des équipes et une embauche qui devait être bénéfique devient contre-productive.

 
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